คณะวิทยาศาสตร์ มข. ยกระดับมาตรฐานการเขียนหนังสือราชการ เสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรสู่ความเป็นมืออาชีพ

วันที่ 14 มกราคม 2569 คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้จัดการประชุมซักซ้อมความเข้าใจเรื่อง “การเขียนหนังสือราชการอย่างมืออาชีพ” โดยมี นายจิรวัฒน์ อุ่นโรจน์ ผู้อำนวยการกองบริหารงานคณะ คณะวิทยาศาสตร์ เป็นประธานในการประชุม ณ ห้องประชุม 1 กองบริหารงานคณะ คณะวิทยาศาสตร์ อาคาร SC.06 เพื่อยกระดับคุณภาพการจัดทำหนังสือราชการของสาขาวิชาและงานต่าง ๆ ให้มีความถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งจะช่วยสะท้อนความเป็นมืออาชีพและคุณภาพการทำงานขององค์กร

นายจิรวัฒน์ อุ่นโรจน์ ได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของหนังสือราชการว่าเปรียบเสมือนสิ่งที่สะท้อนถึงคุณภาพการทำงานและนิสัยความละเอียดรอบคอบของผู้จัดทำ โดยมีประเด็นสำคัญที่ต้องปรับปรุงและสร้างความเข้าใจร่วมกัน ได้แก่ การจัดรูปแบบและโครงสร้างที่ถูกต้อง โดยเฉพาะหนังสือภายในและหนังสือภายนอก การอ้างถึงหน่วยงานที่ต้องยึดหลัก “ใหญ่ไปหาเล็ก” เริ่มจากคณะวิทยาศาสตร์ ตามด้วยชื่อสาขาวิชา/กองบริหารงานคณะ การใช้สำนวนภาษาที่เป็นทางการ ชัดเจน สั้น กระชับ การจัดหน้าให้สวยงาม เหมาะสม เช่น การตัดคำและเว้นวรรคอย่างถูกต้อง ในการประชุมยังได้กล่าวถึงรายละเอียดตามระเบียบงานสารบรรณ เช่น การลงวันที่ที่แตกต่างกันระหว่างหนังสือราชการกับประกาศ/คำสั่ง หนังสือนำเรียนถึงผู้บริหารผ่านลำดับชั้น การใช้เลขไทยในหนังสือราชการตามมาตรฐานชาติ ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) ซึ่งต้องสามารถตรวจสอบได้

นอกจากนี้ยังแนะนำ เคล็ดลับการตรวจสอบคุณภาพ (QC) ก่อนส่งหนังสือทุกครั้ง โดยผู้จัดทำควรย้อนกลับมาอ่านทวนอย่างน้อย 3 ครั้ง เพื่อตรวจสอบคำผิด รูปแบบที่ถูกต้อง และความสละสลวยของภาษา

การซักซ้อมในครั้งนี้ได้รับความสนใจจากบุคลากรประเภทสนับสนุนจากทุกหน่วยงานภายในคณ ซึ่งต่อไปจะนำเทคโนโลยี AI มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทำหนังสือราชการและรายงานการประชุม เพื่อความรวดเร็วและความแม่นยำมากยิ่งขึ้น

การพัฒนาคุณภาพการสื่อสารภายในองค์กรครั้งนี้สอดคล้องกับพันธกิจของคณะ ในการบริหารจัดการที่มีคุณภาพ และเป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงานในยุคดิจิทัล ซึ่งจะส่งเสริมการเรียนรู้ตลอดชีวิต และการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพ